Universitat Oberta de Catalunya

Con la llegada del trabajo a distancia, cada vez se tiende más a la multitarea, pero da una falsa sensación de productividad.

Expertos de la UOC explican además algunos aspectos positivos que aporta el teletrabajo al clima psicosocial de las empresas.

La mayoría de las personas tienen la creencia de que la productividad en su trabajo está directamente relacionada con el número de ventanas que tienen abiertas en la pantalla de su computador. Opinan que tener varias pestañas abiertas e ir pasando de un asunto a otro no solo es posible mediante la técnica de la multitarea, sino que también es algo que consideran muy positivo. Sin embargo, ¿están en lo cierto? ¿Trabajar de esta manera realmente resulta más eficaz que hacerlo atendiendo un tema detrás de otro?

Este comportamiento, conocido como el «síndrome de las ventanas abiertas», ha tomado especial relevancia en los últimos meses debido a la elevada implantación del teletrabajo en el mundo. Esta nueva forma de relación entre el trabajador y la empresa ha despertado múltiples polémicas, entre ellas, la que pone el foco en la productividad.

Cuantas más ventanas abiertas, ¿mejor?

El trabajo en remoto no es algo nuevo. Ya se venía utilizando en sectores muy concretos de nuestro tejido empresarial y en circunstancias también muy específicas. Ahora bien, el paso de la pandemia obligó a las empresas a tomar la decisión de «enviar» a sus empleados a casa e implantar el trabajo en remoto. De hecho, «lo que hemos tenido a lo largo de la pandemia ha sido una situación de emergencia y una respuesta de las empresas y los equipos para evitar el colapso de las compañías», apunta Manel Fernández Jaria, profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), quien asegura que «a lo largo de este periodo lo que hemos hecho ha sido trasladar el modelo de oficina a los domicilios particulares de los empleados, de forma que se han incrementado algunos aspectos negativos como la hiperconexión».

Las valiosas bondades del teletrabajo

Durante la implantación «forzada» de esta forma de trabajar, según Fernández Jaria, muchas empresas tuvieron la oportunidad de descubrir algunos de los aspectos positivos que aporta el teletrabajo al clima psicosocial de las empresas. Algunos de los más significativos son:

Aumento de la confianza en los equipos.

Incremento del compromiso y la autorresponsabilidad.

Atracción del talento al ofrecer unas condiciones de trabajo basadas en la flexibilidad.

Reducción de costes.

Disminución del impacto medioambiental de la compañía.

Compartición de objetivos con los equipos.

Mejora del clima laboral.

Potencia el liderazgo colaborativo.

Mejoras significativas en la productividad.

Multitarea, una falsa sensación de productividad

Uno de los aspectos más controvertidos del trabajo desde casa es si merma o incrementa la productividad del empleado. En este sentido, hay quienes creen que su implantación empeora los resultados, mientras que otros defienden justo lo contrario. Entre los argumentos que esgrimen los primeros encontramos el «síndrome de las ventanas abiertas», el cual consiste en el hábito de mantener decenas de ventanas de exploración abiertas en la pantalla del ordenador. De esta manera, saltamos de una tarea a otra sin llegar a centrarnos en ninguna de principio a fin. La cuestión es: ¿de este modo estamos atendiendo perfectamente varios frentes a la vez o, en realidad, los estamos descuidando? ¿Es una manera de multiplicar la atención o de perder capacidad de concentración? Fernández Jaria es claro y rotundo al respecto: «La multitarea nos hace ir más lentos e influye de forma negativa en la calidad y en la productividad». Y añade: «Nuestros objetivos se alejan cuando actuamos en multitarea, aumenta el cansancio y la carga mental (conjunto de requerimientos mentales, cognitivos o intelectuales a los que se ve sometido el trabajador a lo largo de su jornada laboral, es decir, nivel de actividad mental o de esfuerzo intelectual necesario para desarrollar el trabajo)».

Es más, los efectos negativos pueden afectar a los empleados cuando quien trabaja en «modo multitarea» es su jefe, ya que este interrumpe constantemente, dificulta la tarea a sus colaboradores y, en última instancia, les resta productividad.

A nuestro cerebro le encanta pasar de un estímulo a otro

A pesar de que trabajar de este modo produce estrés, cansancio e insatisfacción, lo cierto es que es un hábito tremendamente extendido. Así que la pregunta que inevitablemente surge es por qué la mayoría de las personas tienden a la multitarea. El experto en trabajo saludable y psicosociología laboral Manel Fernández Jaria señala dos razones fundamentales que explican este comportamiento: «la primera es porque la corteza prefrontal del cerebro (área donde planificamos, pensamos, ordenamos…) está programada para mostrar preferencia por las novedades. Cuando cambiamos de tarea recibimos una recompensa con dopamina. La búsqueda de estímulos nuevos nos proporciona un premio, nos hace pensar que somos más productivos cuando parece que estamos muy ocupados». Sin embargo, «el problema es que estar ocupado no significa que seamos más productivos ni nos acerca a nuestros objetivos», añade Fernández Jaria, parafraseando a Chris Bailey, escritor y consultor de productividad canadiense.

El otro motivo que aduce el experto es que cuando hacemos varias cosas a la vez nos parece que potenciamos nuestro rendimiento y nuestro ego se siente importante. Ahora bien, «puede que nuestro ego reciba un impulso de autoestima, pero realmente somos mucho menos productivos», advierte.

Consejos para evitar los riesgos del teletrabajo

Peligros como la pérdida de concentración, el cansancio o la disminución del rendimiento están directamente relacionados con el trabajo multitarea y con el trabajo desde casa. La buena noticia es que en nuestras manos está impedir que estos efectos negativos ganen terreno a los positivos, que, por supuesto, también tiene. El profesor de la UOC ha elaborado este práctico y eficaz listado de consejos para ello:

– Planifica el trabajo que vas a realizar.

– Trabaja por bloques. Destina un tiempo a cada bloque y no mezcles acciones. Por ejemplo, si estás realizando una tarea que requiere una alta atención, evita todo tipo de interrupciones durante el tiempo que dure, o bien durante un tiempo determinado.

– Define tu tarea «roca» cada día. Una tarea «roca» es la que no puede moverse de la programación, es una actividad importante que marca la diferencia en los resultados que pretendemos conseguir.

– Reconoce tu cronotipo (momento del día en el que tienes mayor energía mental) y realiza las tareas con mayor exigencia cognitiva adaptadas a tu nivel de energía.

– Las dos primeras horas del día marcan la diferencia en los resultados.

– Construye rutinas y crea nuevos hábitos para el teletrabajo.

– Realiza con frecuencia una auditoría sobre la gestión de tu tiempo.

– Crea un espacio de trabajo específico en tu casa siguiendo principios de ergonomía y de decoración minimalista para evitar interrupciones.

– Puedes trabajar desde casa, pero no debes vivir en el trabajo: define un horario y cúmplelo.

– Fija plazos a las tareas. Sabemos que cuando no definimos plazos las tareas se expanden en el tiempo casi de forma infinita.

– Desarrolla tu ultraproductividad. Ser ultraproductivo es sacar cosas importantes adelante. Esto conecta con el principio de Pareto, según el cual hay un 20 % de las tareas que hacemos que representan el 80 % del beneficio que obtenemos. Sigue cultivando el trabajo en red con las personas de tu equipo.

– Pide retorno de calidad para saber cómo evolucionas sobre los objetivos marcados.

– Aprende a teletrabajar. Es importante formar a los equipos en teletrabajo productivo.