Universitat Oberta de Catalunya 

• Los planes de incorporación (‘onboarding’) son un conjunto de acciones que favorecen el vínculo entre el nuevo empleado y la empresa
• Más del 40 % de los nuevos empleados abandona en el primer mes, y un 10 % antes de su primer aniversario

Adaptarse a un nuevo puesto de trabajo no siempre es fácil. De hecho, según los datos de un estudio de Gallup, el 88 % de los encuestados sugirieron que sus empresas no tenían buenos programas de incorporación.

Esto provoca que más de un 40 % de los empleados renuncie a su trabajo durante el primer mes y otro 10 % abandona antes de su primer aniversario, tal y como aparece en un estudio elaborado por Equifax Workforce Solutions y recogido en la revista Fast Company.

Por esto, es muy importante que las empresas cuenten con un buen plan de incorporación (onboarding) que facilite la adaptación del nuevo personal. Manel Fernández Jaria, profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) y experto en bienestar laboral, explica que un plan de incorporación es «el proceso de integrar a un nuevo empleado en una empresa y tiene como objetivo familiarizarlo con los aspectos más relevantes de la cultura de la compañía, además de conseguir que tenga las herramientas y la información necesarias para convertirse en un miembro productivo del equipo».

Por otro lado, Ana María Luna, solution manager de UOC Corporate, comenta que la elaboración de un plan de incorporación impacta directamente en los objetivos de la empresa desde la visión de los recursos humanos, porque «consigue que el nuevo empleado se sienta acompañado y aumente su nivel de compromiso», desde la visión de la empresa, porque «acorta el tiempo de adaptación a la compañía», y desde la visión del empleado, «porque se siente parte de la compañía desde el principio». Manel Fernández Jaria añade que «la incorporación debería comenzar en el momento en que un futuro candidato se interesa por la compañía, luego debe mantenerse a lo largo del proceso de entrevista y finalmente debe durar el tiempo necesario para que el nuevo candidato se sienta seguro y pueda ofrecer su mejor versión profesional y personal».

El principal problema es que muchas veces las empresas descuidan sus programas de incorporación y, en este sentido, Ana Luna defiende que «más del 80 % de mis clientes considera necesario actualizar o diseñar su programa de incorporación y todos coinciden en que este tipo de iniciativas deben partir de los departamentos de recursos humanos. Sin embargo, también coinciden en que no están en el primer puesto de su lista de tareas, y muchas veces ni siquiera las tienen listadas». Si a esto se le suma que «muchas empresas están teniendo dificultades para incorporar perfiles clave porque las empresas hasta ahora no habían valorado la posibilidad de que el candidato pudiese escoger compañía», los planes de incorporación «tienen que estar muy bien diseñados y deben ser coherentes, ya que la rotación de personal representa una inversión de tiempo y recursos importante para las empresas», concluye Fernández Jaria.

La pandemia, otro revés para la incorporación de nuevos empleados

El profesor colaborador de la UOC relata que «la COVID-19 ha implementado la necesidad de introducir algunos cambios importantes en los procesos de incorporación (onboarding), especialmente en las compañías que están trabajando en remoto. El proceso de incorporación también se está llevando a cabo de manera virtual, lo que implica un nuevo estilo de gestión que deberá combinar acciones virtuales con acciones presenciales según los protocolos de la empresa». En este sentido, los planes de incorporación se han actualizado introduciendo reuniones virtuales, mensajes personalizados, vídeos y acciones de ludificación, entre otros. Pero ¿qué debe tener en cuenta una empresa para elaborar su estrategia de incorporación de trabajadores? UOC Corporate nos da las claves:

Elementos para afrontar el diseño y la elaboración de un plan de incorporación digital:

1. El contexto. Conocer el momento en el que se encuentra la empresa y si desarrolla este tipo de iniciativas, realizar un análisis sobre el programa que se lleva a cabo, si lo hay, e investigar y preguntar a personas que se hayan incorporado recientemente, así como al equipo de recursos humanos o a mánager que hayan incorporado personal últimamente. De esta manera sabremos lo que funciona y lo que no.
2.  La historia. Definir las acciones que recojan los momentos clave de la incorporación de un nuevo empleado, desde su preincorporación hasta los primeros seis meses. Se trata de detallar estas acciones y ordenarlas temporalmente, con coherencia, para asegurar que el nuevo empleado se siente acompañado durante su incorporación, se adapta al equipo y adquiere los conocimientos, las habilidades y las competencias básicas para desempeñar su trabajo de forma eficaz.
3. Los actores. Determinar los papeles y las funciones dentro del programa. Es recomendable incluir a la persona responsable directa, al equipo de recursos humanos y a un compañero o una compañera que le haga sentir como en casa y que le contará las reglas no escritas. Es lo que se conoce como buddy.
4. El escenario. Decidir los recursos y las herramientas multimedia que se quieren utilizar.
5. La puesta en escena. Revisar que el plan tiene un sentido pedagógico y está alineado con los retos estratégicos de la compañía. Si es así, conviene darlo a conocer mediante un buen plan de comunicación utilizando recursos tecnológicos como la plataforma, la intranet o chats de empresa. Las tareas y los tiempos deben estar bien coordinados.
6. El resultado final. Las respuestas (el feedback) del nuevo empleado son cruciales y se pueden conseguir mediante reuniones cortas o conversaciones informales por correo electrónico. Estos comentarios permiten valorar el programa de incorporación en su conjunto y actuar en consecuencia.