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Ante los desafíos que representa la reforma que prohíben el outsourcing o subcontratación, las empresas deben de conocer los diferentes esquemas para administrar sus procesos de nómina. De acuerdo con cifras de la Confederación Mundial de Empleadores (WEC), México es el cuarto país en el que más personas trabajan por la vía de la subcontratación.

El insourcing puede ser una alternativa. Este modelo consiste básicamente en internalizar un servicio que antes se realizaba de forma externa. Bajo este esquema, las empresas crean dentro de su estructura otra empresa que absorbe toda su nómina y le factura por ese servicio.

De esta manera, se busca que los colaboradores estén contratados directamente bajo la razón social de la compañía en la que trabajan. Cuando las empresas contratan empleados bajo el esquema de insourcing, normalmente lo hacen a través de sueldos y salarios. Eso significa que informan en su totalidad los salarios al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).

“El insourcing demanda una buena organización por parte de las empresas, así como un gran trabajo en los departamentos de Recursos Humanos, no sólo para lograr una migración exitosa y sin fricciones, sino también para cumplir con lo que señala la ley. Este proceso puede ser bastante elaborado y su costo puede ser mayor al invertido para la contratación de servicios tercerizados”, afirma Andrea Rojas, Head de People Operations en Runa, sistema de nómina y gestión de Recursos Humanos.

De acuerdo con La guía del insourcing en México, elaborada por Runa, estos son los cinco retos que el insourcing tiene por delante:

1) Costos. La contratación interna suele ser más costosa que otros esquemas como la maquila de nómina o la subcontratación. Sin embargo, desde el punto de vista legal y organizativo, este modelo es el más indicado. Las empresas deben de calcular el costo total de incorporar las funciones tercerizadas en sus instalaciones, además del costo de la compra de software y hardware y la inversión para capacitar nuevo personal.
En la parte legal, las empresas también deben considerar elementos como los costos para finalizar el contrato de terceros y la renovación de las licencias.
2) Requisitos para las empresas. Para que una empresa pueda implementar el esquema de insourcing en su nómina, debe de verificar que tanto la compañía como los colaboradores cuenten con los registros correctos para realizar las operaciones. Las empresas deben de contar con personal bajo su razón social y RFC, además de contar con registros gubernamentales como la Firma Electrónica Avanzada (FIEL), registro ante el IMSS y una cuenta bancaria corporativa.

Sin estos cinco elementos, la compañía no puede solicitar los registros para el Certificado de Sello Digital (CSD), Sistema Único de Autodeterminación (SUA), Sistema de Pago Referenciado (SIPARE), Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (FONACOT) e Impuesto Sobre Nóminas (ISN).

3) Requisitos para los colaboradores. Los empleados necesitan cumplir con ciertos registros para que se les pueda pagar. Entre estos se encuentra la Clave Única de Registro Poblacional (CURP), Registro Federal de Contribuyentes (RFC), Número de Seguridad Social (NSS), identificación del Instituto Nacional Electoral (INE), cuenta bancaria personal, comprobante de domicilio, acta de nacimiento y visa de trabajo, en caso de extranjeros.

4) Tiempo de cálculo para el pago. Este proceso puede tornarse largo y tedioso, considerando elementos como las percepciones y deducciones de la nómina, entre otros movimientos, sobre todo si se lleva a cabo en Excel. Lo recomendable en este escenario es utilizar un software especializado para que los tiempos sean menores. Pero aunque esta opción implica costos adicionales para la empresa por adquisición de la licencia, adquisición de timbres de recibos fiscales y contratación de Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), es una inversión.

5) Trámites. Para tramitar la FIEL es necesario sacar cita ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Debido a la emergencia sanitaria y la saturación en el servicio por los cambios a la ley de outsourcing, este puede ser un proceso que lleve de seis a ocho semanas.